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Estoy segura de que estás de acuerdo conmigo en que la incertidumbre es la compañera de viaje del empresario y del autónomo. Hoy más que nunca, vivimos en un mundo incierto, volátil, complejo y ambiguo. Lo que ahora se llama un mundo VUCA. Y adaptarse a este mundo, no es fácil y requiere formación continua y toda una suerte de herramientas que nos ayuden a minimizar esa incertidumbre para sacar adelante nuestra empresa.

En este contexto, el proceso presupuestario es de  vital importancia para cualquier organización y especialmente para la pyme. Un presupuesto que, aunque se expresa en términos monetarios e integra y coordina las operaciones y recursos que forman parte de la organización, es mucho más que una proyección financiera. Es un plan de acción que responde a unos objetivos concretos.

Por dónde empezar

Cuando te embarcas en la elaboración de un presupuesto para tu empresa, lo que estás haciendo es planificar, sabiendo de dónde partes y poniendo la vista en dónde quieres estar.

Sólo si quieres repetir exactamente los mismos resultados del año anterior y estás seguro de que nada va a hacerte cambiar de opinión o rumbo, sólo entonces, podrás elaborar el presupuesto partiendo de la información de gastos e ingresos que tengas del año anterior. Este caso es el mismo que planificar un viaje que haces habitualmente: sabes a dónde vas y sabes cuánto te va a costar por la información que tienes previamente.

Déjame decirte que es mucho más atractivo y muy recomendable, incluso cuando vayas al mismo sitio, cambiar de ruta. Si siempre vas por el mismo camino, no evolucionas. No avanzas. No conseguirás mejores resultados, conseguirás los mismos. Como dice una frase famosa, que se atribuye a Einstein pero realmente es de Rita Mae Brown, “Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”.

Si quieres mejorar, crecer, avanzar, debes fijarte objetivos ambiciosos pero realizables y plasmar esos objetivos en un presupuesto.

Este presupuesto no puede partir de los datos del año anterior sino que, tanto los ingresos como los gastos del año anterior, deben ser analizados y valorar su conveniencia para el logro de tus nuevos objetivos. Esta valoración nos puede demostrar qué errores y aciertos cometimos, para no repetirlos o replicarlos respectivamente, pero nuevos objetivos suponen nuevos gastos. Es lo que se llama Presupuesto Base Cero. El presupuesto que parte de los nuevos objetivos, no de los antiguos gastos.

Elaborar un presupuesto implica definir, fundamentalmente, qué gastos fijos y variables necesitamos soportar para alcanzar los objetivos de ventas, de procesos, de atención al cliente, de recursos humanos y de innovación que nos hemos fijado.

Te recomiendo elaborar el presupuesto de cada año (Detail Budget) pero, precisamente porque al definir objetivos estratégicos posiblemente estás mirando a muy largo plazo, también te recomiendo elaborar un presupuesto a 3 ó 5 años (Long Range Plan). Porque aunque ese presupuesto a largo plazo pueda estar lleno de incertidumbres e inexactitudes, nos dará luz sobre la estabilidad de la empresa la largo plazo.

Pero ¿merece la pena hacer un presupuesto?

Seguramente te hayas hecho esta pregunta, sobre todo si no tienes un presupuesto de tu negocio actualmente. ¿De qué sirve un presupuesto si luego no se cumplen ni los ingresos ni los gastos? ¿Acaso tener un presupuesto anual me garantiza el cumplimiento de los objetivos que me he fijado?

Pues no. El mero hecho de tener un presupuesto no te garantiza el cumplimiento de objetivos. Pero si no lo tienes, te garantizo que no serás capaz de optimizar tus gastos y, por tanto, no serás capaz de maximizar tu beneficio.

Seguimiento y proyección continua

Ahora bien, si tener un presupuesto anual es importante, hacer un seguimiento mensual del mismo es lo que realmente te ayuda a gestionar tu negocio y dirigirlo hacia la situación de éxito deseado.

Porque, y esto es muy importante:

El control mensual del presupuesto contribuye al control de la tesorería y avanzar soluciones a posibles problemas.

Así que, es necesario periodificar de manera mensual el presupuesto anual y eso significa dividir cada línea de gasto anual entre los doce meses del año. E igualmente, hacer una previsión mensual de los ingresos que tenemos previsto tener. Sólo así, podrás avanzar soluciones a posibles tensiones de tesorería y evitar preocupaciones futuras.

Hacer la revisión mensual del presupuesto implica sustituir los valores mensuales previstos en el mismo por los valores mensuales reales, los que se han producido realmente. De manera que a medida que vayan transcurriendo los meses y hayamos ido sustituyendo los valores previstos por los reales, tendremos un ajuste de las previsiones de resultado anual que teníamos al inicio del año. Es lo que se llama planificación continua o Rolling Forecast y nos permitirá ajustar las expectativas que teníamos y proyectar nuevos posibles escenarios, como por ejemplo, pedir más inventario de lo previsto, ajustar los esfuerzos de marketing o contratar nuevo personal.

Además, esta comparativa también permitirá detectar problemas ocultos antes de que se conviertan en una crisis. Mantener este dinamismo dentro del entorno financiero de la empresa, será uno de los factores que asegurarán su existencia.

En un entorno cada vez más exigente y con constantes vaivenes, contar con un presupuesto bien definido y un proceso de seguimiento continuo, te dará más seguridad, te hará más fuerte y tendrás más posibilidades de alcanzar los objetivos que te hayas fijado. En resumen, tendrás una ventaja competitiva y estarás en el camino de permanecer con éxito en la larga trayectoria del emprendimiento.

¿Y tú? ¿Qué opinas? ¿Tienes un presupuesto anual o prefieres gastar sin ton ni son?

Me encantaría que me dejaras un comentario con tu opinión.