En este post me propongo exponerte las ventajas de definir objetivos de negocio y KPIs, para que no te pase lo que a Alicia en el País de las Maravillas:

¿Te importaría decirme, por favor, qué camino debo tomar desde aquí? –Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el Gato. –¡No me importa mucho adónde…! –dijo Alicia. –Entonces, da igual la dirección –dijo el Gato. Añadiendo: ¡Cualquiera que tomes está bien…! –¡Gracias! añadió Alicia a modo de explicación.

Definición y características de los objetivos

Cuando tienes un negocio propio, debes tener claro a dónde quieres ir, qué quieres conseguir.

No puedes pasarte el día parcheando y apagando fuegos. Y si tienes la sensación de que efectivamente vas de un lado a otro como pollo sin cabeza, es porque no sabes qué tienes que hacer en cada momento o cuáles son tus prioridades.

Definir objetivos de negocio claros y tenerlos siempre presentes, será la única manera de que tu negocio evolucione y crezca. No seas como Alicia en el País de las Maravillas. Si sabes a dónde te diriges, puedes optimizar la ruta, tomar atajos, pedir ayuda, en definitiva, tomar las decisiones más adecuadas en cada momento. Incluso si te desvías de la ruta, sabrás que tienes que rectificar.

Pero si no sabes a dónde vas, es muy probable que desperdicies recursos y con una altísima probabilidad acabarás en un lugar a donde no querías ir.

Ahora bien, definir objetivos de negocio tiene su técnica.

Para darle forma a tus objetivos y que puedas llamarles así, debes tener en cuenta cuatro condiciones:

1. Ambición: tus objetivos deben ser ambiciosos, retadores. Deben suponer un esfuerzo razonable, asequible, posible.
2. Cuantificación: deben poder cuantificarse, medirse. Si no los puedes medir, no sabrás si los has cumplido.
3. Plazo: sea lo que sea que te propongas debes ponerte un plazo para alcanzarlos. El plazo te urge al cumplimiento.
4. Especificidad: debes proponerte alcanzar metas concretas y exactas. No abstractas.

Por ejemplo, la expresión “me gustaría tener un negocio más grande y más rentable” es una situación deseada, un sueño. En cambio, si transformas esa expresión en: “quiero que, en cinco años, mi negocio tenga el doble de clientes y aumente su facturación un 150%”, ya estarás estableciendo un objetivo bien definido.

Cómo definir objetivos de negocio para el próximo año.

En este punto te recomiendo que no te fijes más de 5 objetivos a cumplir en el próximo año. Cinco objetivos son abarcables y fácilmente memorizables (para tenerlos siempre en mente). Mi recomendación es que te fijes 2 objetivos de ventas y 1 objetivo para cada una de las otras tres áreas clave de tu negocio (procesos, clientes y equipo).

Te pongo un ejemplo de 5 objetivos a alcanzar en el próximo año:

• Ventas 1: Aumentar la cifra de facturación anual en un 20%.
• Ventas 2: Incrementar el margen comercial en un 5%.
• Procesos: Reducir el tiempo de fabricación de mi producto en 2 días.
• Clientes: Incrementar el grado de satisfacción de los clientes en 2 puntos.
• Equipo: Reducir el ratio de absentismo laboral en 2 puntos.

Para cada uno de los objetivos , deberías:

1. Diagnosticar la situación de partida de cada objetivo. Saber de dónde partes te ayudará a determinar si el objetivo es ambicioso y alcanzable.
2. Listar todas las tareas necesarias a realizar para alcanzar dicho objetivo. Fasear el objetivo y desmembrarlo en tareas lo hace mucho más asequible. Y si eres capaz de trocear el objetivo en tareas que puedas cumplir en periodos cortos de tiempo, mucho mejor, porque a medida que vayas completando tareas, irás viendo la luz al final del túnel. Irás viendo que el objetivo está más cerca y te animará a seguir.
3. Definir los recursos que vas a necesitar para alcanzar cada objetivo.Es muy posible que los objetivos que te propongas necesiten recursos (humanos, económicos o de tiempo) para ser alcanzados. Si no tienes recursos para alcanzar el objetivo, no tienes sentido que te lo plantees.
4. Medir tus avances. Nada tiene sentido si no vas midiendo cómo avanzas. Pero para poder medir tienes que saber previamente cuáles son las métricas, indicadores o KPIs que tienen relación con el objetivo.

 ¿Y cómo sé que voy por buen camino?

Cuando tienes tus objetivos definidos, el primer paso lo tienes dado.

El segundo paso ha sido establecer un plan para conseguir tus objetivos (diagnóstico de la situación de partida, desglose del objetivo en tareas y asignación de recursos).

El tercer paso es llevar un seguimiento preciso y, para eso, es necesario analizar cada acción y medir los resultados.

Y aquí es donde aparecen los famosos KPIs (Key Performance Indicator por sus siglas en inglés) o indicadores / métricas que puedes utilizar para saber si un objetivo se está cumpliendo o no.

Para cada uno de los 5 objetivos que te hayas fijado debes definir el o los KPIs adecuados.

Y si plasmas esos KPIs en un único documento que puedas consultar mensual o trimestralmente para ver cómo evolucionan y consecuentemente cómo evolucionan los objetivos, tendrás el Cuadro de Mando de tu empresa. Un cuadro resumen de los datos más relevantes de la evolución de tu negocio, que te permitirá tomar las decisiones más adecuadas.

Por tanto, los KPIs te explican el presente de tu negocio y te ayudan a anticipar el futuro, porque te ayudan a tomar decisiones y gestionar de una manera más eficiente los recursos de la empresa y así mejorar el desempeño de la organización.

El número de indicadores o KPIs es infinito, igual que lo es el número de objetivos posibles, pero debes ser capaz de identificar aquellos que te describan la situación real en la que se encuentra tu empresa.

Bernand Marr recoge los indicadores de negocio más relevantes en su libro “Key Performance Indicators: the 75 measures every manager needs to know” (KPIs: los 75 indicadores que todo gerente debería conocer), dividiéndolos en 5 áreas:

• Indicadores financieros.
• Indicadores de procesos o desempeño operativo.
• Indicadores de relación con el cliente.
• Indicadores de mercado e iniciativas de marketing.
• Indicadores relativos al equipo y su rendimiento.
• Indicadores de sostenibilidad social y ambiental.

Algunos indicadores, sin embargo, son básicos y debes hacer un seguimiento continuo de ellos. Y son los siguientes:

• Patrimonio neto. Tienes el dato en el Balance de tu empresa. Debe ser siempre positivo e ir incrementándose anualmente. Si es negativo, habrá que analizar detenidamente las deudas que tiene tu empresa y actuar sobre ellas.
• Resultado neto o Resultado después de impuestos. Si es positivo significa que tu negocio es rentable. Si es negativo, tendrás que entrar a analizar todas las variables de tu cuenta de resultados: ingresos y gastos.
• Ratio de Liquidez o Fondo de Maniobra. Será positivo cuando el activo corriente es mayor que el pasivo corriente. Si es negativo, tendrás que poner foco en cobrar las deudas a corto lo antes posible para poder hacer frente a tus pagos a corto plazo.

Otros indicadores interesantes y fáciles de calcular de manera recurrente, serían:

• Índice de satisfacción de clientes.
• NPS (Net Promoter Score): diferencia entre clientes promotores y clientes detractores.
• Tasa de retención de clientes.
• Tiempo de entrega del producto/servicio.
• Ingresos por empleado.
• Índice de satisfacción del empleado.

¿Y tú? ¿Te has fijado objetivos o trabajas el día a día, sin rumbo? ¿Mides tus logros? Cuéntamelo en los comentarios.