“Cash is King” no es una expresión mía. Es una expresión coloquial que viene arrastrándose en el mundo bursátil y de los negocios desde hace mucho, mucho tiempo.

Que un negocio sea rentable, esto es, que genere beneficio, no es garantía de que dicho negocio perdure en el tiempo. Muchos negocios son rentables y acaban desapareciendo y una de las razones principales es que su gestor no ejerce el control de tesorería mínimo imprescindible. Se ve agobiado por los pagos, a pesar de generar ingresos, y acaba con la confianza de sus proveedores, colaboradores, arrendadores, etc, etc, siendo incapaz de remontar.

Los problemas de tesorería pueden surgir en cualquier momento y puede que tú no tengas nada que ver en las causas. Un ejemplo claro es el retraso en los pagos de tus clientes. Si alguno de tus clientes se retrasa en el pago de sus facturas y tú contabas con ese dinero para pagar a un proveedor, tendrás que hacer frente a ese pago con “otro dinero”, si no quieres perder la confianza de tu proveedor; o tendrás que renegociar con él las condiciones de pago. Así que lo más conveniente es que ejerzas el control de tesorería necesario y tengas previstos estos “picos de tesorería” para adelantar la solución antes de que el problema ocurra.

Según la Asociación Nacional de Entidades de Gestión de Cobro (Angeco), el 57% de las compañías europeas sufren problemas de liquidez. Y este porcentaje se dispara hasta el 80% en el caso de las empresas españolas, siendo la causa más común el retraso de los clientes a la hora de pagar (morosidad) o el impago total de las facturas.

Caja y Resultado no son lo mismo:

• Puedes tener un resultado positivo (un negocio rentable) pero un flujo de caja negativo (no ves ese beneficio en dinero contante y sonante en tu banco).
• O puedes tener un resultado negativo (pérdidas) pero sí ves dinero en tu cuenta corriente, esto es, un flujo de caja positivo.

El primer caso se daría cuando vendes y además con margen, pero tus clientes no pagan a tiempo o directamente no pagan (piensa muy bien con qué clientes quieres trabajar)

El segundo caso se daría cuando vendes poco o con poco margen, pero no asumes todos los pagos que debieras. Por ejemplo, no pagas a tus proveedores.

Cualquiera de los dos casos te augura un futuro negro para tu negocio. Y tienes que poner remedio. ¿Cómo? De varias maneras:

• Analizando cómo te pagan cada uno de tus clientes.
• Analizando cómo pagas a tus proveedores.
• Conciliando pagos y cobros, esto es, asignando fechas de pago después de saber las fechas previstas de cobros, aspecto éste clave en el control de tesorería.
• Adecuando el volumen de existencias (si tu negocio precisa de existencias) a las ventas previstas, porque un exceso de existencias es una de las razones de caja negativa.

Evidentemente hacer este análisis precisa de disponer de la información necesaria y de llevar un mínimo control de negocio. Y éste es otro de los problemas que presenta la pyme española: rara vez dispone de información (tiramos de memoria) y controlamos poco.

La información y el control no son, evidentemente, garantía de éxito. Pero sin ellos, tienes muchas posibilidades de fracasar y que la tesorería sea la causa del hundimiento de tu negocio.

El mínimo control de tesorería que deberías llevar es:

• Estar seguro de que has facturado todo lo que has vendido. Te parecerá raro, pero a muchos autónomos y emprendedores se les olvida facturar alguna venta…
• Qué clientes están pendientes de cobro, sea el momento que sea en que lo quieras saber, y cuánto te deben.
• Qué proveedores están pendientes de pago, igualmente, en cualquier momento y cuánto te deben.
• En qué meses irás más holgado de tesorería (porque los cobros superen a los pagos) y en qué meses irás justo de tesorería (porque los pagos superen a los cobros). Así podrás ver si unos compensan a los otros, si puedes negociar cobros y/o pagos, si puedes invertir los excesos de caja para conseguir ingresos financieros o si no te queda más remedio que tirar de tu línea de crédito.

Es imposible tener esta información al día si no llevas un control, aunque sea mínimo.

Controla la Tesorería con los siguientes consejos:

1.- Una sencilla hoja de cálculo en Excel te permitirá tener todo esta información actualizada, ordenada. Y al menos las tensiones de tesorería no te pillarán por sorpresa.

La hoja de cálculo de control de tesorería que utilizo con mis cliente incluye:

• Un apartado de cobros, donde se reflejan todas las facturas emitidas (con número, nombre de cliente, concepto, fecha de emisión, fecha prevista de cobro y fecha real de cobro).
• Un apartado de pagos, donde se reflejan las facturas recibidas de proveedores (con número, nombre de proveedor, concepto, fecha de emisión, fecha prevista de pago y fecha real de pago).

Esto, como mínimo. Puedes incluir también una clasificación más detallada. Por ejemplo, si se trata de un pago (por ejemplo, si corresponde a un gasto variable o fijo) y una descripción más detallada de la que figura en el extracto bancario por si en un futuro pudiera resultar de interés.

Siempre que emitas una factura a un cliente, inclúyela en la hoja de cálculo. E igualmente, siempre que recibas una factura de un proveedor.

De esta manera, podrás ordenar todos los cobros y pagos por fecha y podrás ver en qué meses tienes más tensionada la tesorería, para tomar las decisiones adecuadas (será raro que puedas adelantar cobros pero quizá puedas retrasar pagos, por ejemplo).

El extracto bancario te ayudará a comprobar muchos de los datos que tienes que incluir en la hoja de cálculo. Pero si no todo lo ingresas o pagas por banco, no te olvides de incluir en tu hoja de cálculo estos movimientos de efectivo, también. Aunque el efectivo es el enemigo del control de tesorería (será fácil que te olvides de anotar las salidas y entradas de efectivo).

Hasta ahora sólo te he pedido que reflejes en un documento los movimientos realmente producidos. Cobros y pagos efectivamente REALIZADOS. Y este es el control mínimo que tienes que llevar.

Pero si quieres llevar un control exhaustivo deberías reflejar, aunque sin mezclar con los anteriores, otros conceptos que aún no se han producido pero se producirán en breve.

Es el caso de los gastos o ingresos que tienes COMPROMETIDOS. Cantidades que aún no has pagado/ingresado pero que sabes que van a llegar. Por ejemplo, los presupuestos que hayas aprobado a tus proveedores y que en algún momento te van a facturar sí o sí; o los presupuestos que te hayan aprobado a ti y que en algún momento facturarás sí o sí.

Otro concepto es el concepto de gasto o ingreso PLANIFICADO. Son cantidades que también se van a producir pero aún no has aprobado o no te han aprobado el presupuesto en firme. No está de más apuntarlos y en todo caso eliminarlos cuando decidas no aprobar el presupuesto o te confirmen que no te lo van a aprobar.

 2.- Separa las cantidades correspondientes a IVA e IRPF

Cada vez que cobres una factura, reserva en una cuenta aparte las cantidades de dicha factura correspondientes a los impuestos que tienes que liquidar trimestralmente. Te puede parecer una tontería, pero si te conciencias de que el IVA y el IRPF no son tuyos, son de Hacienda y que tú los estás recaudando para ella, verás más claramente el resultado real de tu negocio y cuando llegue el momento de la liquidación tendrás ese dinero disponible y, después de desgravarte el IVA soportado, quizá te quede un remanente que puedas devolver a la cuenta de tu negocio.

3.- Analiza por qué se producen los problemas de tesorería.

¿Son puntuales y se han debido a que un cliente no te ha pagado? ¿Son continuos y se deben a impagos recurrentes o se deben a que tu negocio va cuesta abajo, es decir, que cada vez vendes menos pero tus gastos siguen siendo los mismos?.

Analizar es importante porque las soluciones a tomar no son iguales en un caso que en otro.

Así que, no lo olvides. En el largo plazo fíjate en el beneficio de tu negocio. Pero en el corto plazo, controla la tesorería para conseguir tener siempre un flujo de caja positivo.

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