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Cada tres meses tu gestor te envía el cierre correspondiente al trimestre inmediatamente anterior, actualizando la información financiera de tu empresa. Dicha información se compone fundamentalmente del Balance de situación y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.Y entender esta información es imprescindible para cualquier empresario porque el Balance y la Cuenta de Resultados, junto con el Cashflow, son los 3 estados financieros más importantes de cualquier compañía.

Ahora bien, esta información se construye con los datos que tú le proporcionas a tu gestor cuando le informas de los ingresos y gastos que has tenido. Así que, si los datos que le proporcionas a tu gestor no se ajustan a la realidad, el Balance y la Cuenta de resultados no reflejarán la situación real de tu compañía y de poco te servirán para tomar las decisiones adecuadas.
Hoy toca describir cada uno de estos documentos para que sepamos interpretarlos e incluso podamos detectar errores que nuestro gestor o nosotros mismos hayamos podido cometer al volcar los datos con los que los hemos construido.

EMPECEMOS POR EL BALANCE DE SITUACIÓN

El Balance es la fotografía de cómo se encuentra tu empresa al cierre del trimestre. De manera que el Balance de una empresa en funcionamiento, será distinto de un trimestre a otro. Y lo que refleja es lo que la empresa tiene (Activo) y cómo ha pagado lo que tiene (Pasivo).
Un activo puede ser un local o edificio, maquinaria, derechos de cobro a clientes, hardware, software, existencias, dinero en el banco, el valor de la marca, etc, etc. Así que, no imagines solo productos físicos.Un pasivo, por lo general, es una deuda: con proveedores, con empleados, con hacienda, con los bancos.

Debemos distinguir si el Activo se ha financiado con recursos propios (aportados por los socios o por la misma sociedad con los resultados de años anteriores, incluso con una donación o subvención que no tengo que devolver), en cuyo caso hablamos de Patrimonio Neto. Pero si se ha financiado con fondos que nos han prestado de fuera de la sociedad, hablamos de Pasivo propiamente dicho.
Y debe existir un equilibrio, puesto que todo lo que tiene la empresa (Activo) ha tenido que pagarlo alguien (Pasivo + Patrimonio Neto). Gráficamente lo representaríamos así:

Solvencia e insolvencia

• Cuanto mayor sea el Patrimonio Neto de la compañía, más vale ésta. Así que, lo ideal sería que el Patrimonio Neto de la compañía fuera creciendo de un año para otro.
• Si el Pasivo (todo lo que debes y tienes que devolver, sea a corto o a largo plazo) es menor que el Activo, eres solvente.
• Cuando el Pasivo (todo lo que debes y tienes que devolver, tanto a corto como a largo) es mayor que el total del Activo, claramente no tienes recursos (ni a corto ni a largo plazo) para hacer frente a tus deudas. Eres insolvente. Y esta situación es perfectamente posible y ocurre cuando el Patrimonio Neto es negativo. Como recordarás, el Patrimonio Neto incluye los resultados de años anteriores y si vas acumulando pérdidas, año tras año, el Patrimonio Neto será negativo y te encontrarás en una situación de insolvencia grave. Entonces tendrás, o que aportar más capital o que disolver la sociedad.

Liquidez y falta de liquidez

Podemos hacer otro tipo de análisis de la situación financiera de una compañía, desglosando un poco más tanto el Activo como el Pasivo.
El Activo se divide en Activo Corriente o Activo Circulante (el que puedo convertir en dinero efectivo con facilidad en menos de un año) y Activo No Corriente, Activo Fijo o Activo No Circulante (el que me costaría convertir en menos de un año en dinero efectivo, por ejemplo, un edificio propiedad de la empresa).
E igualmente ocurre con el Pasivo, que se divide en Pasivo Corriente, Pasivo Circulante, Pasivo a Corto Plazo o Pasivo Exigible a corto plazo (si lo tengo que pagar en menos de un año) y Pasivo No Corriente, Pasivo Fijo, Pasivo a Largo Plazo o Pasivo Exigible a largo plazo (si puedo pagarlo en un plazo superior al año). Gráficamente lo veríamos así:

• Si el Activo Corriente es mayor que el Pasivo Corriente (como se muestra en el esquema), decimos que la empresa tiene un Fondo de Maniobra positivo, tiene Liquidez. Es decir, tiene dinero en efectivo o lo puede conseguir rápidamente para pagar sus deudas a corto plazo.
• Pero si el Activo corriente es menor que el Pasivo Corriente no tendrá dinero para afrontar sus pagos. Tendrá  un Fondo de Maniobra negativo o falta de Liquidez . Y esta situación no es nada deseable para la compañía y tienes que tomar medidas lo antes posible para aliviar tus problemas de tesorería.

Si te encuentras en una situación de falta de liquidez o de insolvencia, tienes que pararte a pensar y tomar decisiones estratégicas para tu negocio y comprobar, en el balance del trimestre siguiente, si tu situación ha mejorado. Aunque en casos realmente graves, un trimestre es demasiado tiempo y tendrás que comprobar resultados día a día.

SIGAMOS CON LA CUENTA DE RESULTADOS

O Cuenta de Pérdidas y Ganancias (P&G) o Cuenta de Explotación.
Si hemos definido el Balance como una fotografía de la situación en la que se encuentra la compañía en un momento determinado, la Cuenta de resultados podríamos definirla como una película, puesto que contempla todos los ingresos y gastos que ha tenido la compañía hasta ese momento.
La diferencia entre los ingresos y los gastos es el Resultado de la compañía al finalizar el trimestre en curso.Y dicho resultado puede ser positivo (ganancias) o negativo (pérdidas).
Tanto los ingresos como los gastos deben clasificarse conforme al Plan General de Contabilidad y por eso en tu Cuenta de resultados ves distintas tipologías de cada uno.

Lo más interesante de la Cuenta de P&G es el Resultado del Ejercicio que, a su vez, se divide en cuatro conceptos:
• Resultado operativo: es el resultado propio de la actividad de la empresa.
• Resultado financiero: es la suma de los ingresos financieros (por ejemplo, los intereses que hayamos podido recibir por inversiones que la empresa haya realizado) menos la suma de los gastos financieros (por ejemplo, los intereses de los préstamos que tenga la empresa).
• Resultado antes de impuestos: Es la suma de los dos resultados anteriores.
• Resultado del ejercicio: es el resultante de aplicar el impuesto sobre beneficios al resultado antes de impuestos (siempre y cuando haya sido positivo, esto es, si ha habido beneficios).

Y, así, es posible que la empresa arroje un resultado operativo positivo pero que pague demasiados intereses por sus préstamos y el resultado del ejercicio sea negativo, esto es, que incurra en pérdidas.

Desglosar y tipificar los distintos tipos de gastos nos arroja luz sobre el resultado final porque nos permite controlar y contener aquellos que pesan más en la cuenta de resultados.

El Balance y la Cuenta de resultados son un resumen de los muchos movimientos que se habrán producido en el periodo, agrupando aquellos en los grupos que considera el Plan General Contable. Si quieres ver en detalle todos los movimientos, puedes hojear el Listado de Cuentas Corrientes, que es el tercer documento que suele enviarte tu gestor. En este listado también podrás ver el detalle del IVA soportado y del IVA repercutido, y que deberá coincidir con la declaración trimestral de IVA.

Todos los documentos de los que hemos hablado son documentos que se configuran a trimestre vencido y es conveniente analizarlos cuando los recibas para avanzar posibles dificultades o problemas.

Idealmente hay que comparar los resultados reflejados en estos documentos con el presupuesto anual que tengamos. Solo así detectaremos desviaciones y podremos tomar las medidas oportunas antes de que las desviaciones negativas nos arruinen el ejercicio. El presupuesto anual y su control, preferiblemente mensual o en todo caso trimestral, es imprescindible para conseguir los objetivos de crecimiento que nos hayamos propuesto.

Pero del presupuesto ya hablaremos en otro post.

Ahora espero tus comentarios o dudas que quieras plantearme. Te responderé encantada.